Manusia merupakan makhluk sosial,
tidak dapat hidup sendiri. Manusia pasti membutuhkan orang lain untuk memenuhi
setiap kebutuhannya. Salah satu wadah yang bisa membantu manusia dalam memenuhi
kebutuhannya adalah organisasi.
Organisasi berasal dari kata organum (Latin)
dan organom (Yunani) yang berarti alat, anggota, bagian, atau badan.
Secara sederhaan, organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan tertentu.
A. Organisasi yang Sehat
Organisasi yang sehat adalah
organisasi yang memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
Organisasi harus memiliki anggota yang jelas
identitas dan kuantitasnya; Saat ini, setiap organisasi yang modern pasti
menuntut para anggotanya memiliki KTA (kartu tanda anggota), agar tidak timbul
”romli” atau “rombongan liar” yang merupakan kumpulan dari ”talap” alias
“anggota gelap” dari sebuah ”OTB” singkatan dari “organisasi tanpa bentuk”.
Organisasi harus memiliki pula identitas yang
jelas tentang keberadaannya dalam masyarakat; Artinya, jelas di mana alamat
kantornya. Tampak pula aktivitas sehari-hari kantor tersebut dalam menjalankan
roda organisasi. Ada pula nama, lambang, dan tujuan organisasi yang termuat
dalam AD (anggaran dasar) dan ART (anggaran rumah tangga). Demikian pula
struktur organisasinya. Masih banyak lagi yang bisa membuktikan keberadaan
organisasi itu di mata masyarakat. Jika identitas tak jelas, maka jangan
salahkan masyarakat bila menaruh curiga terhadap organisasi itu.
Organisasi harus memiliki pemimpin serta susunan
manajemen yang juga jelas pembagian tugasnya; Masing-masing bagian, divisi,
maupun seksi juga aktif memainkan perannya. Tidaklah bagus ketika suatu
organisasi yang terlihat aktif hanyalah ketuanya saja. Ini sangat ganjil dan
bisa disebut ”sakit parah”, bahkan tampak seperti pertunjukan sirkus one
man show dalam manajemen organisasi itu.
Dalam setiap aktivitas organisasi harus mengacu
pada manajemen yang sehat; Misalnya, ada tiga tahapan dalam menjalankan roda
organisasi,
yaitu planning (perencanaan), action (pelaksanaan), dan evaluation (penilaian).
Ketiga tahapan itu selalu dimusyawarahkan dan melibatkan sebanyak mungkin
anggotanya, terutama saat melewati tahap action.
Dalam manajemen itu, yang juga harus mendapat
perhatian serius adalah administrasi. Surat bernomor, kop surat, dan ciri-ciri
administrasi lainnya yang lazim ada di sebuah organisasi.
Organisasi harus mendapat tempat di hati
masyarakat sekitarnya; Artinya, organisasi itu dirasakan benar manfaatnya bagi
masyarakat. Maka, kegiatan organisasi dituntut untuk mengakar kepada kebutuhan
anggota khususnya, bahkan untuk masyarakat di sekelilingnya.
B. Organisasi Berhasil
Seorang gadis desa murung
karena dipaksa menikah dengan pemuda pilihan orangtuanya yang sebetulnya tidak
ia sukai. Hatinya sebenarnya sudah tertambat pada pemuda lain, pemilik warung
kecil di ujung desa. Namun, orangtuanya berpikiran lain. Pilihan mereka adalah
pemuda yang sudah bekerja di kota, karyawan perusahaan swasta, kelihatan
makmur. Sekian tahun kemudian, ternyata si anak yang benar. Warung kecil itu
sudah berubah, selain menjual berbagai kebutuhan serba ada, juga jadi penyalur
gas, wartel, rental VCD, dan pemiliknya sudah menjadi orang paling kaya di desa
itu. Sedangkan menantu pilihan orangtua sudah sekian tahun menganggur karena
terkena PHK.
Cerita di atas menggambarkan kepada kita bahwa
sering kali kita slah mengukur keberhasilan atau potensi keberhasilan
seseorang. Kalau demikian bagaimana kita akan mengukur keberhasilan organisasi
yang lebih besar dan bersifat multidimensi?
Pada awalnya, banyak orang yang berpikir bahwa
mengukur keberhasilan organisasi sederhana saja, yaitu apa yang
menjadi output organisasi dan sejauh mana organisasi sanggup mencapai
sasarannya dalam menghasilkan output tersebut. Kalau sasaran tercapai
berarti organisasi berhasil, kalau sasaran tidak tercapai berarti organisasi
tidak berhasil. Ini dinamakan dengan pendekatan sasaran.
Jika kita pahami cara yang demikian memiliki
banyak jebakan. Seperti contoh, mungkin saja ada perusahaan dianggap buruk
karena sebagian besar keuntungannya ternyata digunakan untuk investasi
memperkuat fungsi pemasaran, sementara di perusahaan lain sepenuhnya dianggap
keuntungan sehingga dianggap lebih berhasil karena jumlah atau persentasenya
lebih besar. Sekian tahun kemudian perusahaan pertama ternyata unggul,
sedangkan yang kedua terpuruk.
Kondisi yang lebih sulit lagi ialah jika kita akan
membandingkan keberhasilan beberapa organisasi. Apalagi jika yang akan
dibandingkan adalah organisasi-organisasi yang jenis outputnya berbeda.
Tetapi, kondisi sulit ini justru memunculkan gagasan baru. Suatu saat disadari
bahwa ada organisasi yang output-nya berbeda tetapi input-nya sama.
Seperti tukang roti dan tukang cakwe, outputnya jelas berbeda
tetapi inputnya sama-sama terigu. Selanjutnya terpikir bahwa perusahaan
yang kuat mestinya mempunyai posisi tawar yang lebih baik (dibanding perusahaan
yang kembang-kempis) terhadap pemasok bahan baku.
Perusahaan yang kuat barangkali diizinkan
berutang, diberi harga yang lebih rendah, dsb. Dengan demikian sesungguhnya
kemampuan memperoleh input ini bisa dianggap sebagai keberhasilan
ataupun kekuatan organisasi. Maka muncul gagasan untuk menggunakan pendekatan input,
yaitu mengukur keberhasilan organisasi dari kemampuannya
mendapatkan input, terutama yang langka ataupun mahal.
Selanjutnya, terpikir lagi masalah baru, bagaimana
membandingkan keberhasilan organisasi yang
jenis input maupun output-nya berbeda? Diukur dengan pendekatan
sasaran maupun pendekatan input mestinya tidak pas
karena input dan output-nya berbeda.
Dari kalangan psikologi, muncul asumsi bahwa jika
karyawan atau anggota organisasi merasa senang dalam menjalankan tugasnya,
mereka akan bekerja dengan giat dan baik, sehingga akan membuat organisasi
lebih berhasil. Dengan dasar asumsi itu kemudian muncul pendekatan proses
internal yang berarti keberhasilan organisasi diukur dari kepuasan kerja
dari para anggotanya.
Namun kemudian, orang mulai tidak puas dengan
ketiga cara itu. Hal ini disebabkan masing-masing pendekatan hanya mengukur
satu sisi saja dari keberhasilan organisasi. Pendekatan sasaran hanya
memperhatikan keberhasilan organisasi dalam usaha mencapai sasarannya,
pendekatan input hanya tertarik pada keberhasilan organisasi dari sisi suplai,
pendekatan proses internal hanya mempertimbangkan kebahagiaan anggota
organisasi.
Seringkali pendekatan seperti ini keliru. Suatu
organisasi bisa dikatakan berhasil bila dilihat dari satu pendekatan, tetapi
belum tentu bisa dikatakan berhasil bila dilihat dari pendekatan yang lain.
Karena berbagai kekurangan tersebut, muncullah
kombinasi dari ketiga pendekatan terseabut, sehingga kekurangan pendekatan yang
satu bisa ditutup oleh kelebihan pendekatan yang lain. Pendekatan ini dikenal
dengan pendekatan integratif. Pendekatan integratif tidak secara
spesifik mengukur keberhasilan organisasi, tetapi mencoba mendapat gambaran
mengenai kondisi dari berbagai aspek yang terdapat dalam sebuah organisasi,
sehingga keluarannya adalah gambaran mengenai profil organisasi. Selanjutnya,
penafsiran terhadap profil itulah yang akan menggambarkan keberhasilan
organisasi. Sekarang ini, pendekatan integratif lebih dikenal (popular) dengan
nama balanced scorecard.
Contoh pendekatan integratif ini adalah sebuah
organisasi yang memiliki beberapa pihak yang berkepentingan dari organisasi
tersebut, misalnya pemilik, karyawan, konsumen, bank yang memberikan kredit,
komunitas, pemasok, pemerintah. Bagi para pemilik, perusahaan dianggap bagus
apabila sanggup memberikan keuntungan finansial yang besar ke kantong mereka.
Untuk karyawan, perusahaan dianggap bagus apabila mampu memberikan kepuasan
kerja, imbalan yang memadai, dan pengawasan yang “pas”. Konsumen menilai keberhasilan
perusahaan dari mutu produk ataupun jasa yang dihasilkan.
Dari uraian di atas, dapat diambil kesimpulan
bahwa keberhasilan suatu organisasi dapat dilihat dari beberapa aspek,
tergantung dari sisi mana kita akan menilai keberhasilan tersebut. Beberapa
pendekatan pengukuran keberhasilan di antaranya yang telah dijelaskan ialah
melalui pendekatan sasaran, pendekatan input, pendekatan proses internal,
dan pendekatan integratif.
Yang perlu diperhatikan ialah bahwa apabila suatu
organisasi ingin berhasil haruslah memiliki competitive
advantage (keunggulan kompetitif). Untuk mencapai keunggulan kompetitif
itu, tiap organisasi harus siap untuk berubah. Dan untuk menjalani perubahan
tersebut, tiap organisasi harus memiliki agen perubahan (orang-orang yang siap,
mau, dan memiliki semangat untuk menjalankan perubahan).
C. Pengembangan Organisasi yang Sudah
Dikatakan Berhasil
Setiap organisasi, baik yang
sudah dikatakan berhasil ataupun belum perlu melakukan pengembangan organisasi.
Hal ini dikarenakan dengan pengembangan organisasi dapat menciptakan
keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi,
menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka,
menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi, dan merupakan semangat kerja para
anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri.
Cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan
organisasi, baik yang sudah berhasil ataupun belum pada umumnya adalah sama.
Hanya saja lingkupnya yang berbeda. Organisasi yang dikatakan berhasil tentu
memiliki lingkup pengembangan yang lebih besar dan luas dari organisasi
yang belum berhasil. Cara-cara atau tahap-tahap penerapan pengembangan
organisasi adalah sebagai berikut:
Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap
pengumpulan data; Dalam tahap ini perlu diamati sistem dan prosedur yang
berlaku di organisasi termasuk elemen-elemen di dalamnya seperti struktur,
sumber daya manusia, peralatan, bahan bahan yang digunakan dan bahkan
keuangannya. Data utama yang diperlukan adalah :
(1) Fungsi utama tiap unit organisasi
(2) Peran masing masing unit dalam
mencapai tujuan dan sasaran organisasi
(3) Proses pengambilan keputusan serta
pelaksanaan tindakan dalam masing-masing unit
(4) Kekuatan dalam organisasi yang
mempengaruhi perilaku antar kelompok dan antar individu dalam organisasi.
Tahap diagnosis dan umpan balik; Dalam tahap ini
kualitas pengorganisasian serta kegiatan operasional masing-masing elemen dalam
organisasi dianalisis dan dievaluasi . Ada beberapa kriteria yang umumnya
digunakan dalam mengevaluasi kualitas elemen-elemen tersebut, di
antaranya:
(1) Kemampuan beradaptasi; yaitu
kemampuan mengarahkan kegiatan dan tenaga dalam memecahkan masalah yang
dihadapi
(2) Tanggung jawab; kesesuaian antara
tujuan individu dan tujuan organisasi
(3) Identitas; kejelasan misi dan
peran masing masing unit
(4) Komunikasi; kelancaran arus data
dan informasi antar-unit dalam organisasi
(5) Integrasi; hubungan baik dan
efektif antar-pribadi dan antar-kelompok, terutama dalam mengatasi konflik dan
krisis
(6) Pertumbuhan; iklim yang sehat dan
positif, yang mengutamakan eksperimen dan pembaruan, serta yang selalu
menganggap pengembangan sebagai sasaran utama.
Tahap pembaruan dalam organisasi; Dalam tahap ini
dirancang pengembangan organisasi dan dirumuskan strategi memperkenalkan
perubahan atau pembaruan. Strategi ini bertujuan meningkatkan efektivitas
organisasi dengan cara mengoreksi kekurangan serta kelemahan yang dijumpai
dalam proses diagnostik dan umpan balik. Mengingat bahwa setiap perubahan yang
diperkenalkan akan mempengaruhi seluruh sistem dalam organisasi, bahkan mungkin
akan mengubah sistem distribusi wewenang dan struktur organisasi, rancangan
strategi pembaruan harus didiskusikan secara matang dan mendapat dukungan penuh
pimpinan puncak.
Tahap implementasi pembaruan; Tahap akhir dalam
penerapan pengembangan organisasi adalah pelaksanaan rencana pembaruan yang
telah digariskan dan disetujui. Kegiatan implementasi perubahan meliputi
:
(1) Perubahan struktur
(2) Perubahan proses dan prosedur
(3) Penjabaran kembali secara jelas tujuan serta
sasaran organisasi
(4) Penjelasan tentang peranan dan misi
masing-masing unit dan anggota dalam organisasi
Contoh dari organisasi, yaitu :
1. GERAKAN PRAMUKA INDONESIA
Gerakan Pramuka Indonesia adalah nama organisasi
pendidikan nonformal yang menyelenggarakan pendidikan kepanduan yang
dilaksanakan di Indonesia. Kata "Pramuka" merupakan singkatan dari
Praja Muda Karana, yang memiliki arti Rakyat Muda yang Suka Berkarya.
"Pramuka" merupakan sebutan bagi anggota
Gerakan Pramuka, yang meliputi; Pramuka Siaga, Pramuka Penggalang, Pramuka
Penegak dan Pramuka Pandega. Kelompok anggota yang lain yaitu Pembina Pramuka,
Andalan Pramuka, Korps Pelatih Pramuka, Pamong Saka Pramuka, Staf Kwartir dan
Majelis Pembimbing Pramuka.
Sedangkan yang dimaksud "Kepramukaan"
adalah proses pendidikan di luar lingkungan sekolah dan di luar lingkungan
keluarga dalam bentuk kegiatan menarik, menyenangkan, sehat, teratur, terarah,
praktis yang dilakukan di alam terbuka dengan Prinsip Dasar Kepramukaan dan
Metode Kepramukaan, yang sasaran akhirnya pembentukan watak, akhlak dan budi
pekerti luhur. Kepramukaan adalah sistem pendidikan kepanduan yang disesuaikan
dengan keadaan, kepentingan dan perkembangan masyarakat dan bangsa Indonesia.
Komentar
Posting Komentar